Systemy Zarządzania dokumentami w firmie

Document Management System – DMS

„Cyfrowe” biuro jest rzeczywistością, która pozwala na sprawne zarządzania organizacją pracy.

System zarządzania dokumentami

Przejście w procesy cyfrowe i automatyzacja pracy daje z pewnością niezliczone korzyści i wspaniałe rezultaty. Skoordynowanie wszystkich funkcji, systemów i interfejsów DMS pozwoli osiągnąć Ci oczekiwane korzyści.

Implementacja sprawnego systemu zarządzania dokumentacją pozwoli ci zwiększyć względy bezpieczeństwa i wykluczyć zagrożenia związane z utratą danych, kradzieżą, zgubieniem ważnych dokumentów.  

Jak to działa? 

Zaczynamy od doboru odpowiednich urządzeń, które z pewnością dopasują się do Twojej firmy. Kserokopiarka, drukarka, niszczarka, skaner i każde urządzenie biurowe powinno odzwierciedlać realne zapotrzebowanie przedsiębiorstwa. W tym celu przeprowadzamy audyt, który wykazuje wszystkie potrzeby i możliwości danej firmy.

Następnie wraz z dopasowaniem i uruchomieniem urządzeń biurowych, wybieramy odpowiednie oprogramowanie, które stworzy przyjazną infrastrukturę pod wydajne i odpowiedzialne środowisko pracy. Nasze doświadczenie pomaga w terminowym wdrożeniu systemu.

Inteligentne Skanowanie

Automatyczna archiwizacja dokumentów z wykorzystaniem urządzeń wielofunkcyjnych

Łatwe w użyciu jak każdy smartfon

Z całą pewnością każde urządzenie wielofunkcyjne powinno być równie łatwe w obsłudze, jak nowoczesny smartfon. Dlatego właśnie konfigurujemy urządzenia z prostym, intuicyjnym interfejsem użytkownika dla naszych klientów.  Ponadto programujemy te urządzenia, aby dokładnie odpowiadały indywidualnym wymaganiom i życzeniom Twojej firmy.

Po szczegółowej analizie twoich procesów określamy na przykład, w jakim rozdzielczości skanowanie, z jaką szybkością i w jakim kierunku podawany jest papier. Programujemy również miejsce, w którym będzie przechowywany skan, oraz czy / do kogo kopia zostanie automatycznie przesłana pocztą e-mail.

Archiwizacja dokumentów

Szybki i łatwy dostęp do dokumentów sprawia, że praca z dokumentami zajmuje zdecydowanie mniej czasu.

Archiwizacja nie musi być trudna

Cyfrowe archiwum wykracza daleko poza zwykłe tworzenie kopii zapasowych danych. Musi spełniać wiele dodatkowych wymagań, aby być funkcjonalnym i odpornym na audyt.

Mamy kilka alternatyw zależnych od paru zmiennych. Oprogramowanie dopasowane jest do wielkości firmy, wymagań sprzętowych, zasobów finansowych. Bezsprzecznie każdy rodzaj oprogramowania jest wygodny i bezpieczny w użyciu.  

Aby oprogramowanie dokładnie spełniało Twoje wymagania, analizujemy sytuację w firmie i wprowadzamy niezbędne poprawki oprogramowania. Pomagamy przy realizacji i na życzenie również w trakcie bieżącej eksploatacji.

Dokumenty księgowe, roczne sprawozdania finansowe, poufne dokumenty, a nawet wiadomości e-mail mogą być profesjonalnie rejestrowane, przechowywane, odzyskiwane, zarządzane i powielane jako audytowe w dowolnym momencie. MAGRA sprawia, że ​​zarządzenie archiwum cyfrowym staje się dziecinnie proste.

Systemy obiegu dokumentów

Rozwiązania WORKFLOW

W codziennym życiu biurowym występuje wiele “małych”, ale ważnych procesów, które z reguły nie wymagają dyskusji: planowanie wakacji, zatwierdzanie podróży służbowych, wieloetapowe przetwarzanie zapytań klientów itp.

W przeszłości istniał folder przepływu plików, dziś dziś istnieją rozwiązania dotyczące przepływu pracy – rozwiązania workflow. 

Z góry programujemy procesy cyfrowe, które wspólnie definiujemy. 

Wówczas Ty i Twoi pracownicy nie będziecie musieli martwić się o rutynowe zadania dotyczące tego, do kogo wysłać ten lub inny dokument cyfrowy, aż do momentu, gdy będziecie musieli odpowiedzieć, z kim należy się skontaktować jako przedstawiciel w przypadku nieobecności i gdzie dokument został zapisany (aby go znaleźć ponownie).

Rozwiązanie przepływu pracy zwalnia Cię z zarządzania wewnętrznymi procedurami i udostępnia zasoby dla rzeczywistego tworzenia wartości dodanej.

Systemy zabezpieczające dostęp do DOKUMENTÓW

Rozwiązanie uwierzytelniające gwarantuje, że żadna nieautoryzowana osoba nie będzie korzystała z urządzeń wielofunkcyjnych. 

Pozwalają każdej upoważnionej osobie uzyskać dokładnie takie funkcje, jakich potrzebuje. W końcu w analogowym świecie każdy pracownik miał swoją własną szafkę na dokumenty.

Programujemy indywidualny profil dla każdego pracownika, do którego urządzenie się dostosowuje, gdy tylko zostanie zarejestrowany PIN lub karta chipowa. W ten sposób każdy pracownik znajduje dokładnie to, czego szuka. 

Rozwiązanie uwierzytelniające pozwala również na poufne drukowanie, oszczędzanie poprzez eliminowanie niepotrzebnego drukowania.

Rejestracja odbywa się za pomocą indywidualnych kodów PIN lub za pośrednictwem nośnika, takiego jak karta . Porozmawiaj z nami. Chętnie wyjaśnimy, na co zwrócić uwagę, zmieniając biuro na “bez papieru” i korzyści wynikające z posiadania rozwiązania do uwierzytelniania dla urządzeń wielofunkcyjnych.